【中國禮品網(wǎng)訊】商業(yè)展會籌辦的整個過程是一個推銷策劃的過程，而我們所有的策劃行為都離不開市場，因為我們從事的是商業(yè)活動，因而，所有策劃行為都要以市場為導向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展；二是以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達到參展目的，使70%以上的參觀商都達到參觀效果為標準。
一、廣告攻勢
宣傳是一種單向的信息傳遞,即展覽會組織者單方向地向潛在目標客戶傳達展覽信息，而廣告的優(yōu)勢是令信息可以傳播的很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。
媒體廣告（包括：專業(yè)媒體，如：報紙、雜志、網(wǎng)站等；大眾媒體，如：電視、電臺、主導性報紙等），主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣點和亮點來進行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，我們還可以通過新聞發(fā)布會、行業(yè)研討會等形式制造新聞題材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會信息，來進行新聞炒作。
戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所，如：機場、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場等地點，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢?，F(xiàn)代會展操作越來越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質(zhì)量，那么本人則認為廣告宣傳的效果，是展覽會成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。廣告宣傳就象一場戰(zhàn)爭中的戰(zhàn)略武器：飛機、導彈、核彈、航母等，有“打擊面廣、威懾力大、殺傷力強”等特點，是贏得現(xiàn)代戰(zhàn)爭的最主要的武器。
二、招展和組團工作
如果說宣傳廣告是展覽會的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團工作就起到陸戰(zhàn)隊的作用-——攻城略地。招展和組團的方式主要是依靠聯(lián)絡(luò)手段，一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶和目標客戶之間的雙向地交流信息。它的優(yōu)勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團工作必須要堅持：一個中心、兩個基本點的原則。一個中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟經(jīng)效益；兩個基本點是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展。
1、尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò)。
2、組織實施的具體工作項目。認真做好項目預算；收集可能參展的企業(yè)名錄，或叫展商目標名錄，建立信息庫；宣傳資料的CI設(shè)計、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表；主辦單位打印文件下發(fā)；利用新聞發(fā)布會、酒會，介紹及配合市場的宣傳文章（軟廣告）；利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）；電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過因特網(wǎng)發(fā)布信息；印刷宣傳資料；對展商目標名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請函、征詢函、調(diào)查表等；上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)；聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展；展位的銷售安排及布置；收集盡范圍可能的參觀商名錄，或叫買家目標名錄，有計劃地發(fā)送登記表和門票；與展覽會有關(guān)的各項廣告征集工作；展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預定工作；展覽現(xiàn)場的氣氛營造（現(xiàn)場的布置、開幕式安排、開幕廣告等）；展覽現(xiàn)場的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）；主辦、協(xié)辦單位及開幕嘉賓人員的會務(wù)及禮品安排；展覽會有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計和收集；著眼于第二屆的預告宣傳工作。
3、組織實施過程的階段劃分。
從展商的角度劃分：初步認識展覽會階段；進一步了解展覽會階段；被展覽會吸引階段；拍板決定參展階段；展覽實施階段。
從主辦單位工作劃分：信息發(fā)布階段：a.發(fā)送調(diào)查表；b.發(fā)送征詢表；c.發(fā)送邀請函；營造氣氛階段：a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發(fā)布會、酒會及研討會；c.主辦單位文件下發(fā)對口企業(yè)；d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳；e.第二次發(fā)邀請函；f. 合作單位發(fā)邀請函；與展商直接聯(lián)系階段a.電話、傳真、電子郵件；b.拜訪重點客戶；c.合作單位同時 開始招展工作；與展商洽談階段a.電話；b.約見；c.拜訪；d.傳真；e.發(fā)送籌備進度報告；f.發(fā)送門票；展覽服務(wù)階段a.廣告征集；b.工程預定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請函；e.招商門票發(fā)放；f.現(xiàn)場營造氣氛；G.發(fā)送各種類型的調(diào)查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現(xiàn)場的專業(yè)服務(wù)。